In een eerdere blog schreef ik over kennis die een nieuwe bestemming zoekt. Over opdrachtgevers die meer overlaten aan hun opdrachtnemers en kiezen voor andere contractvormen. Ondanks die beweging blijven we ook nog genoeg bezig met traditionelere werkbeschrijvingen en bestekken. Echter zien we daar ook veel in veranderen.
Traditioneel werd het ontwerp uitgewerkt tot een maakbaar en haalbaar niveau. Daarna kwam dit plan terecht bij de bestekschrijver. De uitgangspunten lagen vast en met een juiste planning hadden we genoeg tijd voor de werkbeschrijving.
Tegenwoordig beginnen we vaak ‘alvast’ terwijl belangrijke ontwerpkeuzes nog gemaakt gaan worden. Daar gaat het nog weleens mis. De uitgangspunten veranderen tijdens het proces. Zo wordt oplossing A opgeschreven terwijl oplossing B uiteindelijk de voorkeur geniet. Of in de laatste 24 uur blijken er nog witte vlekken in de aanbestedingsstukken te zitten.
Soms ontbreekt de regie, maar vaak is ook de hoeveelheid informatie een probleem. Het digitaal werken geeft meer vrijheid, met als gevolg dat bestanden vaker wijzigen. Ook krijgen we regelmatig de verouderde waarheid in plaats van de actuele stand. Er wordt, soms in extreem korte tijd, enorm veel informatie gegenereerd. Een hooiberg waar we de spelden in zoeken. En vaak is zelfs niet terug te vinden om hoeveel spelden het gaat.
Was dan vroeger alles beter? Vast niet alles. Wat ik me afvraag is hoe we het steeds beter kunnen doen. En naast nadenken hierover ben ik er ook mee aan de slag gegaan in de praktijk. Noem het gecontroleerd experimenteren. Wat bij projecten goed werkt is eerder instappen. Niet alleen om ‘alvast’ te beginnen, maar om te ontdekken welke spelden er allemaal zijn voordat de hooiberg te groot wordt. Natuurlijk lukt dit alleen samen met collega’s en opdrachtgevers, maar de meerwaarde is vaak snel zichtbaar. Ondanks de mogelijkheden die het digitale werken biedt voor werken op afstand, is hier het fysiek aanwezig zijn echt onmisbaar. Door tussen de modelleurs en de ontwerpers te zitten als onderdeel van het team, blijven we op de hoogte van de ontwikkelingen. Bovendien ontdekken we snel waar mogelijke knelpunten zitten. We hebben inzicht in het model. Daardoor sluiten model en contract beter op elkaar aan, waardoor een kwalitatief beter contract ligt. Het aantal omissies en tegenstrijdigheden neemt af. We doen ons werk in één keer goed en verdienen zo tijd terug.
Een contract schrijven is niet een doel op zich. Een goed contract is een uitvloeisel van een goed proces wat daaraan vooraf gaat. In dat proces is de rol van de contractspecialist onmisbaar. Van contractkeuze tot en met uitwerking.
Auteur: Mynko van der Graaf
